Por qué te excluyen antes de leer tu oferta: la solvencia que no acreditas

La mayoría de las ofertas que pierde una pyme no se pierden por precio: se pierden antes, en la mesa de contratación, cuando alguien abre el sobre de documentación administrativa y concluye que la empresa no ha acreditado su solvencia. Nadie llega a leer la memoria técnica en la que invertiste dos semanas. El expediente registra una línea seca: excluida por no acreditar la solvencia técnica exigida en el PCAP. Y lo más frustrante es que, en la inmensa mayoría de los casos, la empresa sí tenía la experiencia: lo que no tenía era el papel correcto, con el importe correcto, en el año correcto.

La solvencia es una puerta, no una nota

La solvencia es un requisito de admisión: o la cumples o quedas fuera. No suma puntos, no compensa un precio mejor y no se pondera con nada. La LCSP regula las condiciones de aptitud en los artículos 74 a 76 y detalla los medios de acreditación en los artículos 87 (solvencia económica y financiera), 88 (solvencia técnica en obras), 89 (suministros) y 90 (servicios). El órgano de contratación elige en el PCAP qué medios exige, entre los tasados por la ley, y debe hacerlo de forma vinculada al objeto y proporcional al contrato.

La confusión clásica es mezclar solvencia con criterios de adjudicación. El artículo 145 LCSP es explícito: los criterios de adjudicación deben estar vinculados al objeto del contrato, no a las características de la empresa. Por eso no es admisible puntuar «años de experiencia de la empresa» o «número de contratos similares» como criterio de adjudicación: eso es solvencia. La excepción, también prevista en la ley, es la calidad del equipo concreto adscrito a la ejecución cuando su cualificación afecta de forma significativa al resultado; ahí sí se puede valorar el currículum de las personas que van a trabajar, no el historial de la sociedad.

Solvencia económica: volumen anual de negocios y su tope legal

El medio más habitual del artículo 87 es el volumen anual de negocios, referido al mejor ejercicio dentro de los tres últimos disponibles en función de la fecha de constitución o de inicio de actividades. La ley pone un techo al órgano: el volumen mínimo anual exigido no puede superar una vez y media el valor estimado del contrato, salvo casos debidamente justificados. Y si el PCAP no concreta el criterio, se aplica la regla supletoria del propio artículo 87: una vez y media el valor estimado si el contrato dura un año o menos, o una vez y media el valor anual medio si dura más.

• Se acredita con cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil (o el registro oficial que proceda) o, en empresarios no obligados a depositarlas, con los libros de inventarios y cuentas legalizados.
• Ojo con el ejercicio aún no depositado: si el PCAP habla de los tres últimos ejercicios «disponibles», el que no está depositado a fecha de fin de plazo no cuenta.
• Otros medios posibles según el artículo 87: seguro de responsabilidad civil por riesgos profesionales por importe no inferior al valor estimado (con certificado de la aseguradora, no la simple póliza), o la ratio entre activos y pasivos si el pliego la previó.
• Empresas de nueva creación: el pliego debe abrirles vías alternativas; no se les puede exigir un histórico que por definición no pueden tener.

Solvencia técnica: trabajos similares, CPV y ventana temporal

Aquí es donde se cae la mayoría. En servicios, la referencia es la relación de los principales servicios realizados de igual o similar naturaleza en los tres últimos años; en obras, la relación de obras ejecutadas en los cinco últimos años. El órgano puede ampliar esa ventana si lo justifica para garantizar competencia, pero por defecto se cuenta hacia atrás desde la fecha final de presentación de ofertas.

Para determinar la correspondencia entre los trabajos acreditados y el objeto del contrato, cuando existe clasificación aplicable se atiende al grupo y subgrupo; en los demás casos, a la coincidencia de los dos primeros dígitos de los respectivos códigos CPV (art. 90.1.a LCSP).

• Ese criterio de los dos primeros dígitos del CPV es tu mejor argumento cuando la mesa dice que tu experiencia «no es similar». Prepara la comparativa CPV a CPV antes de enviar la oferta, no después.
• Cuenta la fecha de ejecución, no la de adjudicación ni la de firma. Un contrato adjudicado hace seis años pero ejecutado el año pasado computa por lo ejecutado dentro de la ventana.
• Los trabajos para clientes privados valen igual que los públicos; lo que cambia es cómo se certifican.
• Si el pliego exige número mínimo de trabajos y además importe mínimo, tienes que cumplir las dos condiciones a la vez, no una u otra.

El error que más excluye: importe total en vez de anualidad

La regla supletoria del artículo 90 no compara el importe total de tus contratos con el importe total de la licitación. Compara el importe anual acumulado en el año de mayor ejecución con el 70 % del valor estimado del contrato, o de su anualidad media si esta es inferior al valor estimado. Traducido: un contrato plurianual tuyo no vale por su importe total, vale por lo que facturaste de él en un año. Y en obras la referencia es directamente la anualidad media del contrato licitado.

1. Licitación de servicios con valor estimado de 600.000 € y duración de tres años: la anualidad media es de 200.000 € y el umbral aplicable sería el 70 % de esa anualidad, es decir, 140.000 € de ejecución en tu mejor año.
2. Tu contrato estrella de 300.000 € ejecutado a lo largo de tres años no aporta 300.000: aporta unos 100.000 en el año de mayor ejecución, salvo que puedas demostrar un reparto distinto.
3. La solución es sumar varios contratos del mismo año: el criterio habla de importe anual acumulado, no de un único contrato. Elige el año que más te convenga y agrupa todo lo del mismo CPV ejecutado en él.

Certificados de buena ejecución: el papel que se pide tarde

La relación de trabajos, por sí sola, no acredita nada: debe ir avalada por certificados de buena ejecución. Si el destinatario fue una entidad del sector público, el certificado lo expide o visa el órgano competente. Si fue un cliente privado, sirve un certificado expedido por este y, a falta de él, una declaración del empresario acompañada de los documentos que acrediten la prestación (contrato, facturas, actas de recepción).

• Los certificados públicos tardan semanas. Pídelos de forma proactiva al terminar cada contrato, no cuando ya estás dentro de un plazo de quince días.
• Un certificado útil indica objeto, importe, fechas y lugar de ejecución, y que los trabajos se realizaron correctamente y se llevaron a buen término. Si el que te dan no dice el importe, no te sirve para el umbral.
• Cuando el destinatario es privado, la declaración propia es válida por ley, pero refuérzala siempre con documentación objetiva.
• Si estás inscrito en el ROLECE con experiencia declarada, revisa que ahí consten esos trabajos: te ahorra aportar papeles sueltos.

Clasificación empresarial y ROLECE

La clasificación empresarial solo es exigible con carácter obligatorio en contratos de obras cuyo valor estimado sea igual o superior a 500.000 €. En servicios no es exigible, aunque el empresario puede acreditar su solvencia mediante la clasificación en el grupo y subgrupo correspondientes si la tiene. Obtenerla lleva meses, así que si tu plan de negocio pasa por obra pública de cierto tamaño, es un trámite que se inicia mucho antes de ver el anuncio.

• El ROLECE (Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público) acredita frente a todos los órganos las condiciones de aptitud: personalidad, capacidad de obrar, representación, no estar incurso en prohibición de contratar y la solvencia que conste inscrita.
• En el procedimiento abierto simplificado ordinario, la ley exige que los licitadores estén inscritos en el ROLECE (o en el registro equivalente de la comunidad autónoma) en la fecha final de presentación de ofertas. No estarlo es motivo de exclusión y no se subsana inscribiéndose después.
• La inscripción no es instantánea: cuenta con semanas, y con requerimientos de subsanación del propio registro.
• Mantén actualizados en el ROLECE los poderes de representación: un apoderado que ya no lo es genera dudas sobre la validez de la firma de la oferta.

Adscripción de medios: un compromiso con dientes

Muchos pliegos exigen, además de la solvencia, un compromiso de adscribir a la ejecución determinados medios personales o materiales: un jefe de proyecto con X años, un técnico certificado, maquinaria concreta. Ese compromiso se presenta con la oferta y, si el pliego lo configura así, tiene la consideración de obligación esencial del contrato, de modo que incumplirlo después puede llevar a penalidades o incluso a la resolución. Dos consecuencias prácticas: no comprometas perfiles que no vas a poder mantener, y guarda por escrito la disponibilidad de las personas que nombras, porque si se marchan tendrás que sustituirlas por otras de perfil equivalente o superior con autorización del órgano.

Integrar solvencia ajena y presentarse en UTE

El artículo 75 LCSP permite apoyarse en la solvencia y los medios de otras entidades, sea cual sea la naturaleza jurídica del vínculo, siempre que se demuestre que durante toda la ejecución vas a disponer efectivamente de esos medios. La UTE es la otra vía: las empresas agrupadas acumulan sus características de solvencia, responden solidariamente y solo tienen que formalizar la unión en escritura si resultan adjudicatarias.

• La integración del artículo 75 exige compromiso escrito y firmado de la tercera entidad, no una carta de intenciones genérica. Y el órgano puede exigir responsabilidad solidaria.
• Cuando lo que se presta son títulos de estudios o experiencia profesional, solo vale si esa entidad ejecuta efectivamente los trabajos para los que se aportan esas capacidades.
• En UTE, cada empresa debe acreditar por separado capacidad de obrar y ausencia de prohibiciones de contratar; lo que se suma es la solvencia, no la aptitud.
• El porcentaje de participación de cada miembro y quién actúa como representante único deben constar desde la oferta.

Subsanación: tres días para lo que aún tiene arreglo

Si la mesa detecta defectos u omisiones subsanables te lo comunicará y te dará un plazo breve, habitualmente de tres días hábiles (el plazo concreto lo fija el requerimiento y el pliego). La frontera es conceptual y conviene tenerla clara: se subsana la acreditación de un requisito que ya cumplías en la fecha final de presentación; no se subsana el incumplimiento del requisito en sí.

1. Subsanable: falta la firma en un anexo, el certificado de buena ejecución está sin visar, no adjuntaste las cuentas de un ejercicio que ya estaba depositado, un poder no acompañado.
2. No subsanable: no tener la experiencia o el volumen exigido a fecha de fin de plazo, no estar inscrito en el ROLECE cuando el procedimiento lo exige a esa fecha, no haber presentado la oferta en plazo.
3. Tampoco es subsanable modificar o completar la oferta (técnica o económica) después del plazo. Eso vulnera la igualdad de trato y ningún tribunal lo va a salvar.
4. Si te excluyen, dispones de quince días hábiles para el recurso especial en materia de contratación cuando el contrato está sujeto a él; los actos de exclusión son recurribles.